忘年会の幹事がする準備は?進行や挨拶・会計報告の書き方も!

忘年会の幹事がする準備は?進行や挨拶・会計報告の書き方も!
 
忘年会の司会者
 
忘年会の幹事に抜擢されてしまった!
 
 
幹事って大変だし分からないことばかりで嫌だなあと思っているあなたのために忘年会の幹事がする準備や進行のしかた、会計報告の書き方をお贈り致します。
 
 
この記事に沿って準備をすればきっとスムーズに忘年会の幹事を務め上げることができますよ。
 
 
幹事は大変ですが、どうせやるなら立派に成し遂げたいですよね。
 
 
きっと達成感もあって、幹事をやってよかったと思えるはずですよ。
 
 

  • 忘年会の幹事がする準備
  • 忘年会の幹事がする進行・挨拶
  • 忘年会の会計報告の書き方

忘年会の幹事がする準備

忘年会の感じがする当日までの準備について見ていきましょう。
 
 

  1. スタッフ(協力者)集め
  2. 役割分担を決める
  3. 日程と会場を決める
  4. 予算を決める
  5. 食事メニューを決める
  6. 当日の内容・スケジュールを決める
  7. 余興の出演者依頼
  8. 案内状の作成
  9. 挨拶の依頼
  10. 各種打ち合わせ・当日内容の調整
  11. 出席者の確定→会場に連絡
  12. 経費の管理

 
 

忘年会の幹事の準備1.スタッフ(協力者)を集める

忘年会の幹事に決まったらまずスタッフ(協力者)を集めます。
 
 
忘年会の準備や運営はどんなに能力の高い人でも幹事一人では絶対に出来ません。
 
 
自分と立場の近い人で有能な人に声をかけましょう。
 
 
集める人数は忘年会の内容や規模によって変わってきますが、すべきことを把握して必要な人数を集めます。
 
 
まずは自分の分身となる人を探します。
 
 
忘年会の準備について自分と同様に把握している人が一人いると良いですよ。
 
 
気持ち的に楽ですし、万が一怪我や病気等で自分が動けなくなった場合の保険にもなります。
 
 
その人と相談しながらその他の必要スタッフを決めると良いでしょう。
 
 

忘年会の幹事の準備2.役割分担を決める

スタッフを確保したら役割分担を決めます。
 
 
案内状の作成や配布、会場設営、当日の受付・集金、司会者などの適任者を決めましょう。
 
 
司会者は男女ペアが良いですよ。
 
 
司会が一人だと進行が単調になったりテンパったりしますので、助け合えるようにしてあげます。
 
 
出席者が多い場合は受付人数も多めにしておくと良いです。
 
 

忘年会の幹事の準備3.日程と会場を決める

日程と会場は以下の手順で決めます。
 
 

  1. 同僚等に良い店をリサーチする
  2. 3店舗にしぼる
  3. 日程の候補日を1周間くらいの期間にしぼる
  4. お店と日程の社内アンケート(メール)を実施
  5. お店は返信があった中で一番多かったお店に決める
  6. 日程は返信があった中で偉い人が来れる日かつ出席者の多い日に決める

 
 
忘年会のシーズンは社員のみなさんは何かと忙しくなるため、出来るだけ早い時期にアンケートを実施しましょう。
 
 
お店は早いところでは9月頃から12月の予約が入り始めるので、準備を始めるのは早いに越したことはありません。
 
 
3店舗に絞った段階で各店に連絡を入れて予約に余裕が有るか確認しておくと良いですよ。
 
 
アンケートの返信が集まったら投票の多い店から順番に連絡して、可能な店に予約をします。
 
 
忘年会の実施日とだいたいの人数を伝えます。
 
 
メニューや確定人数等は後ほど決めれば良いです。
 
 

忘年会の幹事の準備4.予算を決める

忘年会の予算は例年どおりが良いです。
 
 
昨年の幹事さんに会費とかかった金額をリサーチして、スタッフで話し合って決めましょう。
 
 

忘年会の幹事の準備5.食事メニューを決める

予算を元に食事メニューを決めます。
 
 
追加の可能性を想定してゆとりをもった計画をしましょう。
 
 
メニューの追加は別料金であり別途徴収する可能性があることを案内状に記載すると親切です。
 
 

忘年会の幹事の準備6.当日の内容・スケジュールを決める

忘年会当日の内容と進行スケジュールを決めます。
 
 
一般的には後ほどの打ち合わせにより変更になることが多いです。
 
 

忘年会の幹事の準備7.余興の出演者依頼

忘年会で余興のダンス等を行う場合はその出演者の代表者を決め、出演依頼をします。
 
 
演目や出演人数・メンバーについては代表者に任せてしまって良いでしょう。
 
 
演目が決まったら教えてもらうようにしておいてくださいね。
 
 

忘年会の幹事の準備8.案内状の作成

案内状はメールに添付して送るのが合理的です。
 
 
文面だけでも良いですが、会場の写真や地図等も載せたチラシを作るほうが良いでしょう。
 
 
時間がなかったり作成者がいない場合はメール本文に会場WEBサイトのリンクを乗せるだけでも構いません。
 
 
チラシにあまり凝りすぎて時間がかかってしまうのは避けたいところです。
 
 
よくチラシ作成で徹夜する幹事さんがいますが、体力的にも精神的にもきつくなってしまいます。
 
 
もしチラシを作る場合は作成は担当に任せましょう。
 
 

忘年会の幹事の準備9.挨拶の依頼

忘年会の挨拶の依頼については別の記事があります。
 
 
文例を交えて詳しく解説しているので参照してください。
 
参考▶ 忘年会の挨拶の順番は?依頼メールの文例や幹事の挨拶例も!
 
 

忘年会の幹事の準備10.各種打ち合わせ・当日内容の調整

忘年会の幹事さんはさまざまなことを決めるのが仕事です。
 
 
多岐にわたる打ち合わせや忘年会当日の内容について見てみましょう。
 
 

忘年会の幹事の打ち合わせ

忘年会の幹事は主に会場となるお店との打ち合わせと、スタッフたちとの打ち合わせがあります。
 
 
会場となるお店との打ち合わせ

  • メニューの詳細決め
  • 追加メニューの金額確認
  • 使う備品の持ち込みやレンタルについて
  • 飾り付けをしても良いかの確認
  • 席やトイレ・荷物置き場等の位置確認
  • 人数の変更

 
 
スタッフとの打ち合わせ

  • 当日のスケジュールやスタッフの配置
  • 案内状の作成
  • 席決めのくじ引き作成
  • 余興ゲームの決定・進行
  • 備品の準備(買い出し)
  • 会場の飾り付け

 
 
あくまで一般的な項目です。
 
 
実際は忘年会の内容に応じて打ち合わせしてくださいね。
 
 

忘年会の当日の内容

一般的に忘年会の当日の内容は以下のとおりです。
 
 

  1. 受付
  2. 開宴の挨拶
  3. はじめの挨拶
  4. 乾杯の挨拶・音頭
  5. しばし歓談
  6. 余興①(ダンス等)
  7. 余興②(ビンゴ等のゲーム)
  8. しばし歓談
  9. 締めの挨拶
  10. 二次会に誘導

 
 
これを参考にして当時の詳細の流れを表にし、時間を設定して日程表を作っておくと良いですよ。
 
 
日程表はスタッフ全員で同じものを持っているようにしましょう。
 
 
司会者は日程表にセリフ等も書き込んで進行をしやすくしておくと便利です。
 
 

忘年会の幹事の準備11.出席者の確定→会場に連絡

案内状の返信が届いたら人数が確定しますが、返信が中々来ないことがあります。
 
 
返信がない人には個別に確認メールか電話をします。
 
 
返信がスムーズに来るようにするには、案内状メールの本文に「メール返信期限」を記載すると効果ありますよ。
 
 
出席人数が決まったらすぐに会場となるお店に連絡します。
 
 

忘年会の幹事の準備12.経費の管理

忘年会は会費を徴収しますので、会計報告書を作成して開示する必要があります。
 
 
会計報告書は忘年会の後日メールで参加者全員に送ります。
 
 
経費も載せますので備品や景品の買い付け等にかかった金額はしっかりと管理しておきましょう。
 
 
領収書をまとめてクリアファイル等に入れて保管しておけば良いです。
 
 
忘年会後に会場の領収書を含めてスキャンし、PDFにて会計報告書メールに添付しましょう。
 

 

忘年会の進行・幹事の挨拶

忘年会は進行は司会担当者を決める方が良いですが、小規模な会社やグループの場合は忘年会の司会進行を幹事さんが兼ねることもありますよね。
 
 
幹事さんが司会進行を行う場合でも、アシスタントがもう一人いるようにしたほうが良いですよ。
 
 
忘年会が盛り上がってくると中々司会者の話を聞いてくれません。
 
 
一人で司会をしていると進行が滞ってテンパってしまう場面が多くあります。
 
 
二人いれば協力しあってスムーズに進行できますよ。
 
 
進行は作成した日程表に沿ってやっていきます。
 
 
日程表に細かく時間を記入して、その時に話す内容やセリフを書き込んでおくと良いです。
 
 

忘年会の幹事の挨拶

忘年会の最初に開宴の挨拶をしますよね。
 
 
司会者がいれば司会者が挨拶するのが一般的です。
 
 
司会者がいる場合でもここだけ幹事さんがやっても良いでしょう。
 
 
開宴の挨拶は簡潔に済ませるのが良いですが、あまりにあっさりしすぎるのも良くありません。
 
 
文例を載せますね。
 
 

開宴の挨拶の文例

皆様、本日は年末の忙しい中忘年会にご出席くださいまして誠にありがとうございます。

只今から、平成28年度山田建設株式会社の忘年会を執り行います。

本日幹事をやらせていただいております設計部の鈴木です。

どうぞよろしくお願い致します。

今年一年、本当にお疲れ様でした。

本日はフロア貸切ですので大いに盛り上がりましょう。

飲み物は飲み放題になっております。

後ほど豪華景品が当たるビンゴ大会や、女性社員8名による余興ダンスがあります!

存分に飲んで食べて楽しみましょう。

なおトイレは右奥にありますのでご確認ください。

それでは始めに山田社長よりお言葉を頂きたいと存じます。

山田社長、よろしくお願いします。

 
 
紙を見ながらで大丈夫ですので、落ち着いてはっきりとした言葉で元気よく話してくださいね。
 
 
また、忘年会の現場では中々声が通らないので、マイクとスピーカーを使うほうが良いです。
 
 
もし会場で借りられない場合は事前に用意して持ち込むようにしましょう。
 

 

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忘年会の会計報告の書き方

忘年会は出席者から会費を徴収しますので、終わったら会計報告書を作って収支を開示する必要があります。
 
 
会計報告書の書き方例は以下のとおりです。
 
 

忘年会の会計報告メールの文例

メールのタイトル=忘年会の会計報告

皆様、お疲れ様です。

先日はご多忙中のところ忘年会にご出席いただきまして誠にありがとうございました。

当日は至らぬところが多々ありましたが、何卒ご容赦願います。

下記のとおり会計報告をさていただきます。

==================
<収入の部>
会費
5,000円×18名=90,000円
4,000円×25名=100,000円
ご厚志
50,000円
合計 240,000円

<支出の部>
cuisine bar 丸福
飲食費 3,800円×43名=163,400円
景品代 71,600円
備品等 4,500円
合計 239,500円

<残金>
500円
※新年会に繰り越します。
==================

以上、ご確認ください。

ご質問等ありましたら鈴木までご連絡お願いします。

平成28年度忘年会幹事
設計部 鈴木一郎

 
 
以上のメール本文に、レシートや領収書をスキャンしたPDFを添付して送信します。
 
 
金額や名前等は変更して使用してください。
 
 


以上、今回は忘年会の幹事がする準備や進行のしかた、会計報告の書き方をお贈り致しました。
 
 
忘年会の幹事は準備や当日の運営は大変ですがとてもやりがいのある仕事です。
 
 
きっとあなたの仕事ぶりに上司や同僚からの信頼感がアップしますし、社会人として成長できますよ。
 
 
ぜひ前向きに捉えて立派に幹事をやり遂げてください。
 
 

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最後まで読んでいただきありがとうございました。

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